Agile Organisation – In 5 Stufen zum agilen Mindset

Agilität ist kein Projekt, kein Prozess und keine Methode. Agiles Arbeiten ist eine Denk- und Arbeitsweise – eine grundlegende Haltung gegenüber der Umsetzung von Aufgaben in Unternehmen und dem respektvollen Umgang miteinander. In diesem Beitrag liefern wir einen 5-stufigen Ablauf, um agile Denkweisen und Arbeitsweisen im Unternehmen zu etablieren.

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Agilität in 3 Schritten einführen

Agilität ist kein Projekt, kein Prozess und keine Methode. Agiles Arbeiten ist eine Denk- und Arbeitsweise – eine grundlegende Haltung gegenüber der Umsetzung von Aufgaben in Unternehmen und dem respektvollen Umgang miteinander. Viele Unternehmen tun sich deshalb schwer mit der Einführung agiler Arbeitsweisen. Wo soll man anfangen? Wie kann man in vorhandenen – oft sehr traditionell organisierten – Unternehmensstrukturen die ersten Schritte in Richtung agiler Arbeitsweise gehen? Wie kann man agile Werte und Prinzipien nachhaltig im Unternehmen verankern? Und wieviel Agilität ist überhaupt sinnvoll?

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass sie am besten mit kleinen Schritten beginnen. Diese Schritte sind ideal, um die Prinzipien und Werte agiler Arbeit zu verstehen. Das Schöne an diesen kleinen Schritten ist der geringe Aufwand und damit auch deutlich geringerer Widerstand. Aus unserer Sicht lassen sich nacheinander Werte, Prinzipien, Methoden und Werkzeuge auf folgenden Unternehmensebenen einziehen.

Dabei gilt: Setzen Sie die passenden agilen Arbeitsweisen idealerweise nur dort ein, wo tatsächlich in einem dynamischen Umfeld gearbeitet wird. Eventuell ist es nicht sinnvoll in der Buchhaltung agil zu arbeiten. Einzige Ausnahme – Auf Ebene der Arbeit im Team helfen die Werkzeuge dem Team Aufgaben zu identifizieren und gemeinsam zu lösen. Da gilt dann auch für interne Abteilungen.

Agiles Arbeiten ist vor allem sinnvoll für alle Abteilungen und Teams die im direkten Kontakt mit Kunden stehen. Hier fördert agiles Arbeiten eine kundenzentrierte Arbeitskultur und führt zu schnellerer Anpassung von Produkten und Dienstleistungen an die Kundenwünsche und Kundenbedürfnisse.

Die Ebenen zur schrittweisen Anwendung agiler Arbeitsweisen

  • Auf Ebene der Arbeit im Team – Hier kann man kleinere agile Workhacks einsetzen. Workhacks sind Mini-Methoden oder Werkzeuge die sich positiv auf die Arbeit und Kommunikation des Teams auswirken. Mit den Werkzeugen steigt das Verständnis für die Aufgaben des Anderen und damit der gegenseitige Respekt. Workhacks können relativ gefahrlos ausprobiert werden. Sie sind aber ideal geeignet, um die agilen Prinzipien und Werte auszutesten und erste positive Erfahrungen zu sammeln. Hier einige ausgewählte Workhacks und Methoden.
    • Kanban – Visualisierung der Aufgaben auf einem an der Wand hängenden Board. Das Board ist in mehrere Spalten aufgeteilt. Eine Aufgabe wandert durch die Spalten. In der linken Spalte sind alle zu erledigenden Aufgaben aufgeführt. Für jeden Mitarbeiter gibt es eine Zeile. Jeder Mitarbeiter kann seine Aufgaben aus der linken Spalte in die „In Progress“-Spalte rücken. An dieser Aufgabe arbeitet er dann aktuell. Wurde die Aufgabe erledigt, wandert sie beispielsweise in die Spalte „In Review“ – falls jemand die Lösung abnehmen muss. Ist die Aufgabe erledigt, wandert sie in „Done“. Die Besonderheit: In jeder Spalte (außer der ersten) sind nur maximal 2-3 Aufgaben gleichzeitig erlaubt. Mithilfe von Kanban kann das Team seine Aufgaben auf einem Blick erfassen und beispielsweise bremsende Aufgaben schnell erkennen und gemeinsam lösen.
    • Daily-Standup – Führen Sie ein 15-minütiges Meeting im Team ein. In diesem Meeting erzählt jeder Mitarbeiter an welcher Aufgabe er sitzt. Das Meeting ist auch der Ort, um Hilfe und Unterstützung einzufordern. Durch das Daily-Standup werden alle Team-Mitglieder auf einen Stand gebracht (Transparenz).
    • Retrospektive – Führen Sie ein wöchentliches Meeting von etwa 30 Minuten Dauer ein. In diesem Meeting beantwortet jeder Mitarbeiter kurz drei Fragen zu der gemeinsamen Arbeitswoche. Was ist gut gelaufen (und sollte wiederholt werden)? Was ist schlecht gelaufen (und sollte vermieden werden)? Welchen Beitrag kann und will ich dazu in der nächsten Woche leisten? Die Retrospektive ist ein wichtiger Baustein, um kontinuierliche Verbesserungen im Unternehmen anzustoßen.
  • Auf Ebene der Führung und des Managements – Die Führungskräfte müssen sich im agilen Umfeld mit neuen Aufgaben und einem neuen Rollenverständnis auseinandersetzen. Idealerweise geben die Führungskräfte einen Teil der Verantwortung für die Zielerreichung an ihre Mitarbeiter ab. Mithilfe geeigneter Formate werden beispielsweise Quartalsziele und Jahresziele vereinbart. Die Erfolgsmessung erfolgt objektiv.
    • OKRs einführen – Leiten Sie die Ziele ihrer Abteilung aus der Unternehmensvision ab, und präsentieren sie diese ihrem Team. Besprechen sie die Ziele und passen sie diese gemeinsam mit dem Team an. Verpflichten Sie das Team auf die Ziele und vereinbaren sie 2-4 kontrollierbare Ergebnisse pro Ziel. OKRs hilft dem Team die tägliche Arbeit im Kontext der Unternehmensstrategie zu sehen.
    • Planning-Poker – Setzen Sie in gemeinsamen Workshops Planning-Poker ein, um im Team über wichtige Entscheidungen gemeinschaftlich zu entscheiden. Lernen Sie schrittweise ihrem Team Entscheidungskompetenz zuzutrauen. Planning-Poker ist eine Methode bei der jeder Mitarbeiter 5 Karten in der Hand hält. Diese Karten besitzen unterschiedliche Wertigkeiten. Bei Entscheidungen wählt jede Person eine Karte aus und legt diese verdeckt auf den Tisch. Je höher der Wert desto größer die Zustimmung. Danach werden alle Karten aufgedeckt. Die am weitesten auseinander liegenden Kartenwerte werden im Team diskutiert.
  • Auf Ebene von Projekten und Produkten im Team – Wenn Sie die vorherigen Schritte durchlaufen sind, werden sie schon einige Methoden und Werkzeuge kennengelernt haben. Diese lassen sich in agilen Projektmanagement und Produktmanagement-Methoden ideal integrieren. Wählen Sie Projekte und Produkte aus die ihr Team entwickeln soll, um agile Arbeitsweisen auszuprobieren.
    • SCRUM – SCRUM ist eine Projekt-Managementmethode bei der das Team selbstverantwortlich in einem festdefinierten Zeitrahmen wiederkehrend Aufgaben löst. Diese Aufgaben werden durch einen Product-Owner verantwortet. Er bestimmt, welche Aspekte eines Produktes in welcher Reihenfolge umgesetzt werden sollen. Außerdem sammelt er Feedback von den Stakeholdern – unter anderem auch den Nutzern – um das Produkt systematisch auf den Anwender auszurichten. Der SCRUM-Prozess wird durch den SCRUM-Master überwacht und mit dem Team weiterentwickelt. Ein Baustein dafür ist die Retrospektive.
    • User-Centered-Design (UX und Usability) – User-Centered-Desing (UCD) ist ein nutzerfokussierter Ansatz, um Produkte auf Nutzer und deren Bedürfnisse zu entwickeln. Im Gegensatz zum klassischen Design digitaler Anwendungen werden die Anwendungen wiederkehrend als Prototypen mit echten Nutzern getestet. Das Feedback und die Erkenntnisse aus diesen Nutzertests (UX-Research) verbessern die digitale Anwendung schrittweise in der Erlebnisqualität (User-Experience) und in der Benutzbarkeit (Usability). UCD ist ein guter Ausgangspunkt für nutzer- und kundenzentrierte Innovation. Werkzeuge wie die Kundenarchetypen (Personas) lassen sich wertstiftend im gesamten Unternehmen einsetzen. Personas helfen allen Mitarbeitern den Kunden im Denken und Handeln zu fokussieren.
  • Auf Ebene von Innovations und Strategie – Langwierige strategische Planungen sind in den wenigsten Fällen heute noch denkbar. Zu dynamisch ist die Unternehmensumwelt geworden. Umfangreiche Marktforschungen sind bereits zum Zeitpunkt der Auslieferung veraltet, oft decken sie nicht die tatsächlichen Kundenbedürfnisse auf. In diesem Kontext bieten sich agile Methoden an mit denen sie in den schnellen Austausch mit dem Markt – sprich dem echten Kunden – kommen. Nutzen sie agile Methoden, um neue Geschäftsideen, Geschäftsmodelle und letztendlich Dienste (Produkte und Dienstleistungen) effizient und effektiv zu entwickeln.
    • Design-Thinking – Ist eine Methode mit der sie aus unterschiedlichen Blickwinkeln eine Problemstellung untersuchen, definieren und erforschen. Aus der Problemstellung geht es in den Lösungsraum. Dort wird aktiv an innovativen Ansätzen gearbeitet. So können beispielsweise nutzerzentriert neue Ideen für Geschäftsideen, Geschäftsmodelle und Produkte innerhalb weniger Tage entwickelt und bestenfalls mit Kunden getestet werden.
    • Lean-Startup – Ist eine bewährte Methode um Annahmen über Geschäftsideen, Geschäftsmodelle und Produkte direkt am Markt mit echten Kunden zu testen. Der sogenannte Build-Measure-Learn-Zyklus wird solange durchlaufen bis alle Annahmen validiert bzw. verworfen sind. Das zentrale Werkzeuge im Lean-Startup ist das MVP – das Minimum-Viable-Product. Das MVP dient einzig und allein dem Zweck Annahmen über Kundenbedürfnisse, Nutzen-Versprechen und Geschäftsmodelle zu untersuchen. Mit der Lean-Startup-Methodik lassen sich Ideen aus dem Design-Thinking direkt mit Kunden validieren.
    • Customer-Development – Ist eine bewährte Methodik zur Entwicklung eines Startup-Idee bis zum fertigen Unternehmen. Es ist quasi der prozessuale Überbau für das Lean-Startup. In der ersten Phase wird die Geschäftsidee validiert, in der zweiten Phase das richtige Geschäftsmodell identifiziert, in der dritten Phase tritt das Unternehmen dann breit in den Markt ein und in der vierten Phase entwickelt das Unternehmen Strukturen und Abläufe, um effizienter und effektiver zu werden.
  • Auf Ebene der Unternehmensorganisation – Eine agile Unternehmensorganisation ist quasi das Meisterstück der Agilität. Wenn ihr Unternehmen sich in einem Umfeld großer Veränderung bewegt, dann ist eine agile Organisationsform vielleicht für sie geeignet. Vor allem wissensbasierte Geschäftsmodelle lassen sich in einer agilen Unternehmensorganisation besser und flexibler abbilden. Veränderungen in der Unternehmensumwelt können durch die agile Organisation schneller adaptiert und in Chancen umgesetzt werden. Allerdings sind diese Regelsysteme  auch komplex und andersartig. Deshalb sollten sie tendenziell eher am Ende einer Transformation zum agilen Unternehmen stehen. Es gibt aber auch in Deutschland und der Schweiz respektable Beispiele für die erfolgreiche Umsetzung agiler Unternehmensorganisations-Methoden.
    • Holokratie (Holocracy®) und Soziokratie – Mitarbeiter nehmen (bis zu 5) Rollen ein. Rollen organisieren sich in Kreisen. Es gibt in jedem Kreis funktionale Rollen (die unternehmensbezogene Aufgaben lösen) und prozessuale Rollen (die der Verwaltung und Führung des Kreises dienen). Ein Kreis dient einem bestimmten unternehmerischen Zweck, und setzt Projekte, sowie einmalige und wiederkehrende Aufgaben um. Ist der Zweck nicht mehr gegeben, löst sich der Kreis auf. Ein Kreis entwickelt sich in wiederkehrenden Zyklen weiter und überprüft sich auf Effektivität, Effizienz und Sinn. Kreise können ineinander verschachtelt werden. Es entsteht eine Hierarchie der Aufgaben, in der Mitarbeiter ihr volles Potential in frei gewählten Rollen entfalten.

Fazit

Agilität lässt sich nicht mal eben so einführen. Agilität im Unternehmen bedeutet eine vollkommen neue Unternehmenskultur. Und damit bedeutet es eben auch eine Abkehr von der bisherigen Unternehmenskultur – auch wenn es sich vielleicht um eine Unkultur handelt. Große Veränderungen verunsichern Menschen und führen zur Instabilität. Deshalb ist eine schrittweise Heranführung an agiles Arbeiten extrem wichtig. Wir haben aufeinanderfolgende Schritte vorgestellt mit denen sie sich der agilen Arbeitsweise nähern können. Wichtig: Sorgen Sie dafür, dass ihr Team und sie selbst mit möglichst kleinen aber effektiven Schritten agile Prinzipien, Werte und Methoden kennenlernen. Verhalten verändert sich in der Regel durch positive Erfahrungen. Sorgen Sie durch den Einsatz agiler Ansätze dafür, dass Arbeit wieder positiv wahrgenommen und erlebt wird.

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