Agilität – So starten Sie in das agile Arbeiten

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Ist agiles Arbeiten für KMU geeignet?

Gerade für KMU ist agiles Arbeiten besonders geeignet. Warum? Weil in kleinen und mittleren Unternehmen Mitarbeiter viel näher am Kunden sind. Arbeit erfolgt hier oft Hands-On und sehr pragmatisch. Die Wertschöpfung findet unmittelbarer statt. Sie muss schlank und frei von nicht wertschöpfenden Aktivitäten bleiben.

Leider ist es Fakt, dass klassische Führung (aus der industriellen Ökonomie) schnell zu einem Berg an Kontroll- und Führungsmaßnahmen führt, die die Mitarbeiter von der Wertschöpfung abhalten. In diesem Kontext stellt agiles Arbeiten und Führen eine Alternative dar.

Der Aufbau eines agilen Unternehmens bedeutet einen Wandel in der Unternehmens- und Arbeitskultur. Verantwortung, gegenseitiger Respekt und eigenständiges Arbeiten rücken in den Fokus. Das kann nicht von oben diktiert und auch nicht auf einmal geschehen. Für den Wandel zum agilen Unternehmen bedarf es vorsichtiger, aber trotzdem mutiger Schritte die mittelfristig zur spürbaren Verbesserung führen. Denn obwohl Agilität wie ein Buzzword und Trendthema aussehen mag, tatsächlich bedeutet es einen Wandel in Arbeit, Führung und Organisation mithilfe vieler, bewährter und sinnvoller Werkzeuge.

Eine Einführung in Agilität in KMU

In vielen größeren Unternehmen ist Agilität nicht mehr ein wünschenswerter Zustand, sondern Bezeichnung für Planlosigkeit, Chaos und Anarchie. Lassen Sie sich davon bitte nicht entmutigen. In den meisten Fällen liegt es nicht an Agilität und deren Methoden, sondern um eine zu schnelle, halbherzige Adaption. Die Denk- und Führungsmuster agiler Unternehmen wird meistens in diesem Kontext nur isoliert angewendet.

In kleinen und mittleren Unternehmen ist das oft nicht der Fall, weil das Team einfach kleiner und überschaubarer ist. Entscheidend für den Erfolg ist die Auseinandersetzung aller Beteiligten mit dem Thema Agilität. Die Auseinandersetzung kann nicht befohlen werden, sondern kann nur durch Ausprobieren, Erleben und Adaptieren ausgelöst werden. Alles andere führt schnell zu Frustration und Rückfall in alte Verhaltensmuster.

Hier sind KMU aus unserer Sicht klar im Vorteil. Sie sind von Natur aus bereits flexibler und agiler aufgestellt. Agilität bedeutet in einer unsteten, dynamischen und unbekannten Unternehmensumwelt kontinuierlich effizient und effektiv auf Ziele hinzuarbeiten, und qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erzielen. Eine agile Unternehmensorganisation konzentriert und fokussiert sich auf die Wertschöpfung und damit auf den Kunden und seine Bedürfnisse. Alle Aktivitäten die nicht der Schöpfung von Wert und Nutzen dienen (Audits, Reports, Mikro-Management von Arbeit) werden entfernt und durch agile Regelwerke ersetzt. Die agilen Regelwerke schaffen Sicherheit, die durch den Verzicht auf bürokratische „Befehl- und Kontrolle“-Systeme entfallen ist.

Vorteile für KMU bei der Einführung agiler Arbeitsweisen

  • In kleinen Teams fällt die Anwendung agiler Arbeitsweisen deutlich leichter – Das rahmengebende Regelwerk lässt sich mit wenigen Mitarbeitern einfacher anwenden, als mit vielen. Schnell einsetzbare agile Methoden erzeugen viel schneller und unmittelbarer positive Erlebnisse. Disziplin und Selbstverantwortung können in einem kleinen Team besser und konsequenter gelebt werden. Meist ist diszipliniertes und selbstverantwortliches Arbeiten bereits die Regel.
  • Agilität passt zu nahezu jeder Unternehmensstruktur – Es handelt sich bei der Agilität um eine neue Denk- und Arbeitsweise. Und diese bezieht sich auf… genau auf die Art und Weise zu arbeiten. So kann im Kleinen mit der Anwendung agiler Arbeitsweisen begonnen werden, agile Werte und Prinzipien an der Basis gelebt werden. Entscheidend ist, dass die Führung und das Management nicht losgelöst davon handelt. Vielmehr sollten sich sowohl Mitarbeiter, als auch Führungskräfte mit der Integration agiler Methoden in ihren Arbeitsschwerpunkt beschäftigen. Für den Mitarbeiter kann das die Anwendung von Werkzeugen wir Kanban, Daily-Standup-Meetings und Retrospektiven sein. Für den Manager bedeutet es die Auseinandersetzung mit dem neuen Rollenbild und den damit einhergehenden Verhaltensweisen. Für die Führungskraft mag das bedeuten, dass sie beginnt Mitarbeiter zu coachen und zu entwickeln, und Hürden in den Arbeitsprozesse der Mitarbeiter entfernt. Auch hier gilt: Schrittweise positive Erfahrungen und Erlebnisse generieren.
  • Agilität bedeutet Struktur und System – Agile Methoden und Arbeitsweisen arbeiten mit verpflichtenden Regelwerken. Sie sind  durchstrukturiert und durchdacht. Teil des Regelwerks sind Aktivitäten die den Prozess und die Regeln verbessern und auf das Unternehmen anpassen. Einmal gelernt, wird durch agile Methoden Sicherheit, Struktur und Stabilität in der Umsetzung von Aufgaben im Unternehmen aufgebaut. Wichtig für den Erfolg ist die sichere und genaue Umsetzung agiler Methoden. Auch hier ist es so wie bei allen anderen Dingen: Konsistenz, Konsequenz und Verpflichtung sind die Grundlagen des Wandels zum agilen Unternehmen. Dabei kann und sollte ein externer Coach unterstützend helfen. Verpflichten Sie sich und ihr Team zur präzisen Umsetzung der Methode über einen Zeitraum von 30 Tagen. Danach können Anpassungen und Modifikationen geplant und umgesetzt werden. Der Zeitraum ist für eine Verhaltensänderung durch erste Ergebnisse existentiell wichtig.
  • Agiles Arbeiten kann aktiv geführt werden – Agilität bedeutet nicht auf Planung zu verzichten. Tatsächlich ist eine strategische Vision ein wichtiger Baustein agiler Organisationen. Agiles Arbeiten passiert in kürzeren Zyklen mit erfassbaren Ergebnissen. Das zwingt zwangsläufig Führungskräfte, Manager und Mitarbeiter zum Fokus. Was zahlt kurzfristig auf unsere strategischen und taktischen Ziele ein? Was sind die konkreten Schritte für die nächsten 14 Tage (beispielsweise im SCRUM Sprint). Und in regelmäßigen Zyklen sind Richtungsänderungen und Anpassungen möglich. Die Dauer des stillen Arbeitens an Projekten wird deutlich verkürzt, und die Möglichkeit über Projekte und Aufgaben zu Führen erhöht sich. Agile Zielsysteme wir OKRs helfen bei der objektiven Zielbildung und der Ergebniskontrolle.
  • Agiles Arbeiten hilft strategische Ziele zu erreichen – In einer agilen Unternehmensorganisation werden strategische und taktische Ziele aus der übergeordneten Unternehmensvision für die kommenden 12 Monate abgeleitet. Jedes Ziel wird mit bis zu 4 Messwerten versehen, so dass es jederzeit objektiv zu bewerten ist. Die Zielbildung in einzelnen Abteilungen und Teams wird gemeinschaftlich vollzogen. Aus den so gebildeten Zielen ergeben sich Projekte und Aufgaben die von jedem Team in Eigenregie und in wiederkehrenden, kurzen Zyklen bearbeitet werden. Nach jedem Zyklus erfolgt eine Kontrolle der Ergebnisse und ggf. Anpassungen oder Neudefinition der Ziele. Damit lässt sich das Unternehmen konsequent auf die Unternehmensvision ausrichten. Die Unternehmensvision wiederum ist flexibel genug, um Veränderungen in der Unternehmensumwelt in Projekten und Aufgaben zu berücksichtigen.
  • Agiles Arbeiten setzt Potentiale frei – In agilen Unternehmen arbeiten alle Manager, Führungskräfte und Mitarbeiter gemeinsam an Aufgaben. Sie alle bringen ihr spezifisches Wissen und Können in die Projekte und Produkte ein. Damit steigt der Wert des Ergebnisses. Diese Kooperationsbereitschaft und Offenheit gilt es in Unternehmen aufzubauen. Auch hier sehen wir KMU deutlich im Vorteil, weil der direkte Draht zum Chef in der Regel eh schon besteht.

Wie etablieren KMU schrittweise agiles Arbeiten?

Agil arbeitende KMU folgen einem wiederkehrend zu beobachtenden Muster. Dieses wollen wir ihnen in diesem Beitrag kurz vorstellen.

  • Agile Werte und Prinzipien – Die Verantwortung für die Arbeit wird bedingungslos und kompromisslos ins Team gegeben. Vertrauen und gegenseitiger Respekt ist die Grundlage für gemeinsames agiles Arbeiten.
  • Vorgelebte Veränderung – Eine Person – idealerweise der Geschäftsführer – übernimmt die Rolle des Botschafters für agiles Arbeiten und ist für die Einführung der agilen Prinzipien, Werte und Methoden im Unternehmen verantwortlich. Er besorgt sich die geeigneten Informationen, Anleitungen und Werkzeuge um sein Team zu verändern.
  • Schnelle Erfolgserlebnisse – Im ersten Schritt geht es darum die Mitarbeiter von den Vorteilen der agilen Arbeit zu überzeugen. Welche Vorteile entstehen dem Einzelnen durch das agile Arbeiten? Wie verändert sich die Arbeit? Was fällt weg (z.B. übermäßige Reports)? Was sind die möglichen Schritte und welches Engagement wird pro Schritt vom Mitarbeiter eingefordert? Aus psychologischer Sicht geht es um die Veränderung von Einstellungen durch zeitlich begrenzte Experimente (Handlungen). So können gemeinsam Methoden und Werkzeuge der agilen Arbeit getestet werden.
  • Verhaltenswechsel auf allen Ebenen – Die Mitarbeiter müssen in das agile Arbeiten eingeführt werden und begleitet werden. Der Wechsel zur agilen Arbeite bedeutet auch immer einen Verhaltenswechsel. Eine Veränderung des Verhaltens ist nur in kleinen Schritten möglich. Verantwortung und Aufgabenplanung waren vorher von der Führungskraft im Detail vorgegeben. Zukünftig werden nur noch Ziele und Ergebnisse gemeinschaftlich vereinbart. Für die Auswahl und Durchführung von Aufgaben zur Erreichung der Ziele ist das Team verantwortlich. An dieses neue Aufgabenspektrum müssen Mitarbeiter und Führungskräfte sich erst gewöhnen. Die dafür optimalen Schritte haben wir bereits in einem anderen Beitrag zur agilen Arbeit skizziert.
  • Kontinuierliche Begleitung – Ein ausgebildeter agiler Coach begleitet das Unternehmen kontinuierlich über einen bestimmten Zeitraum. In wiederkehrenden Workshops zeigt er den Mitarbeitern und der Geschäftsführung den aktuellen Stand der Transformation auf, und liefert inspirierende Einblicke auf die kommenden Entwicklungsschritte. Über ein begleitendes Online-Coaching hilft er den Mitarbeitern dringende Fragen direkt zu klären.
  • Veränderung der Führungsrolle – Die Geschäftsführung wird parallel in der Anwendung neuer agiler Führungsmethoden unterrichtet und ausgebildet. Das erklärte Ziel ist der Wandel der Führungskultur von „Bestimmen und Kontrollieren“ zu „Unterstützen, Führen und Begleiten“. Lösen sie sich von dem Gedanken, dass Mitarbeiter Selbstbestimmung und Verantwortung vermeiden wollen. Qualifizierte und gute Mitarbeiter werden durch den neuen Freiraum motiviert und in ihrer fachlichen und persönlichen Entfaltung gestärkt. Dadurch entsteht dem Unternehmen ein deutlicher Mehrwert. Als Führungskraft sind sie Begleiter des Teams, falls dieses sich weiter und tiefer mit agilen Methoden beschäftigen möchte.
  • Freiwilligkeit und Geduld – Falls das Team bei der Einführung agiler Arbeitsweisen auf Hürden stößt, kann für einen bestimmten Zeitraum die weitere Adaption agiler Arbeitsweisen pausiert werden. Denken Sie daran, es geht nicht darum ihrem Team etwas aufzuzwingen. Es geht darum das Team am Unternehmen aktiv zu beteiligen, Verantwortung und selbstbestimmtes Verhalten zu fördern.

Fazit

Agile Methoden sind für KMU ideal geeignet, um effizienter und effektiver zu arbeiten. Besonders geeignet ist Agilität in dynamischen Unternehmensumwelten und für strategische Aufgaben. In naher Zukunft werden sich die meisten Unternehmen in dynamischen Unternehmensumwelten bewegen müssen. Agilität ist die Denk- und Arbeitsweise um den Anforderungen gerecht zu werden. Agiles Arbeiten ist kein Hexenwerk, sondern eine konsequente Veränderung des alltäglichen Verhaltens auf allen Unternehmensebenen. Für diese Transformation sind KMU besonders geeignet.

Kai Hebenstreit

Kai Hebenstreit ist Gründer, Geschäftsführer und Dozent bei manymize®. Er ist Experte für digitale Unternehmensstrategien, digitale Geschäftsmodelle und Produktstrategien. Seine Digitalerfahrung hat er als Designer und eCommerce-Berater unter anderem bei GetIt (KPS Digital), LBi, Ogilvy und BBDO gesammelt. Zu seinen Kunden auf Unternehmensseite zählen unter anderem die METRO AG, Dr. Oetker, Unitymedia, Porsche und Volkswagen. Seit 2012 beschäftigt er sich intensiv mit der Digitalen Transformation von Unternehmen.

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